همانطوريكه ميدانيم در سازمانها و شركتهايي كه يكي از انواع گواهينامه هاي ايزو را
دريافت كرده اند ، عمليات كنترل و توزيع مدارك و مستندات كيفيت يكي از معضلات اصلي
واحد تضمين كيفيت بوده و بيشتر وقت كارشناسان تضمين كيفيت را كارهاي تكراري مربوط به
توزيع مدارك تلف مينمايد.
بديهي است كه هرچه سازمان وسيعتر بوده و داراي چارت سازماني بزرگتري نيز باشد كارهايي
مانند توزيع مدارك معتبر به تك تك واحدها و جمع آوري مدارك منسوخ و خارج از رده از
اين واحدها ، نياز به زمان كارشناسي بيشتري داشته و طبيعتا احتمال بروز خطاي انساني
را نيز بشدت بالا ميبرد .
در اين راستا شركت ITX از چند سال پيش اقدام به توليد نرم افزاري جهت مكانيزه نمودن
مراحل كنترل و توزيع مدارك و مستندات نموده است . بعضي از مزاياي اين نرم افزار عبارتند
از :
|
• نصب و راه اندازي نرم افزار در 54 سازمان و موسسه
خدماتي و توليدي
• پوشش كامل الزامات و نيازهاي استانداردهاي ايزو در زمينه فرايند كنترل و توزيع
مدارك و مستندات
• امكان مكانيزه و PaperLess نمودن فرايند كنترل مدارك و مستندات كيفيت ايزو و
جمع آوري همه زونكنهاي مدارك موجود در واحدهاي سازماني
• كنترل دسترسي واحدها به زونكن الكترونيكي شان و اطمينان از دسترسي واحدها فقط
به مدارك مربوط به آن واحد
• امكان تائيد و تصويب الكترونيكي مدارك كيفيت توسط مديران سازمان
• امكان بازنگري مدارك معتبر موجود در زونكنهاي الكترونيكي واحدها و ايجاد يك
نسخه جديد با ورشن بالاتر
• منسوخ نمودن نسخه قديمي مدارك معتبر بصورت خودكار همزمان با معتبر شدن نسخه
جديد
• خارج نمودن خودكار مدارك نا معتبر (منسوخ و خارج از رده) از زونكن الكترونيكي
همه واحدها و نگهداري آنها در آرشيو مدارك نامعتبر
• امكان تعريف انواع مدارك موجود در سازمان مانند روش اجرايي – دستورالعمل
- فرايند – فرم – نقشه و .....
• امكان تعريف انواع گروهبندي مدارك مانند مدارك ايزو 9000 – ايزو 18000
– ايزو TS و ....
• امكان ثبت تائيد دريافت مدارك جديد توسط مسئولين واحدها و رديابي واحدهايي كه
از ارسال نسخه جديد هنوز بي اطلاعند
• امكان معرفي انواع فايلهاي كامپيوتري بعنوان اصل مدرك مانند فايلهاي Word –
Execl – Autocad – Gif - PDF – Jpg – Bmp و .....
• امكان تعريف انواع سطوح دسترسي براي كاربران نرم افزار جهت كنترل دسترسي آنها
به صفحات سيستم و همچنين محتويات و اطلاعات بانك اطلاعاتي
• نصب نرم افزار بصورت مركزي و يكپارچه بوده و فقط بر روي سرور نصب ميگردد . در
اين حالت همه كاربران بدون نياز به نصب هيچگونه برنامه جانبي بر روي كامپيوترشان ميتوانند
از طريق IE ويندوز شان به برنامه كنترل مدارك وصل شده و آنرا اجرا نمايند .
• نرم افزار داراي هيچگونه قفل سخت افزاري نبوده و مسئولين شبكه سازمانها و موسسات
براحتي ميتوانند آنرا بر روي سرور مركزي سازمان نصب و راه اندازي نمايند .
• نرم افزار داراي راهنماي كاربري Online فارسي ميباشد كه در هر صفحه قابل دسترسي
بوده و با نمايش تصاوير گويا و ساده سعي در راهنمايي كاربران نرم افزار مينمايد .
• محيط برنامه نويسي .NET تحت وب
• بانك اطلاعاتي SQL Server
نسخه نمونه نرم افزار كنترل مدارك تحت وب اين شركت در حال حاضر بر روي سايت موجود مي
باشد . جهت مشاهده مي توانيد با استفاده از لينك زير وارد برنامه گرديد :
--
ورود به برنامه كنترل مدارك تحت وب
--
دريافت دمو نرم افزار كنترل مدارك تحت وب
--
مشاهده راهنماي کاربران