این ماژول مسئولیت نگهداری، بایگانی، کنترل و در دسترس بودن سوابق کیفیت را بر عهده دارد. همچنین تعیین تکلیف سوابق و کنترل مدت زمان نگهداری آن‌ها از طریق این بخش انجام می‌شود.
امکانات و قابلیت‌های ماژول:
- امکان تعریف انواع بایگانی و مدت زمان نگهداری هر یک
- امکان تعریف انواع سوابق، مدت زمان نگهداری و محل نگهداری آن‌ها
- امکان ثبت مشخصات سوابق و کنترل مدت زمان نگهداری آن‌ها
- امکان تغییر وضعیت بایگانی یک سابقه از یک نوع بایگانی به نوع دیگر
- تهیه فهرست کنترل سوابق برای هر بخش و کل سازمان
- برقراری ارتباط و تبادل اطلاعات با سیستم کنترل مدارک جهت ایجاد سوابق
- امکان جستجو، فیلتر و مشاهده سوابق در سیستم
- ارسال هشدار در موعد مقرر به شخص مسئول، برای تغییر وضعیت یک سابقه
